Les modalités de forme de l'assignation sont définies aux articles 55 et 56 du CPC.

Si votre litige relève du tribunal de grande instance, l'assistance d'un avocat sera obligatoire. Dans un autre cas (tribunal d'instance ou tribunal de commerce), vous pourrez rédiger vous même votre assignation et vous défendre seul. Il vous faudra toutefois avoir recours aux services d'un huissier de justice pour signifier l'assignation à votre débiteur.

Les règles de forme propres à l'assignation et plus généralement à la saisine du tribunal sont définies par les articles suivants du C.P.C..:

- devant la juridiction de proximité et le tribunal d'instance : art. 827 à 852-1
- devant le tribunal de grande instance : art. 750 à 796
- devant le tribunal de commerce : art. 853 à 878

Remarque : Les indications ci-dessous ne concernent qu'accessoirement l'assignation devant le tribunal de grande instance. En effet, celle-ci est rédigée par un avocat, obligatoire devant cette juridiction, qui se chargera de la transmettre à un huissier pour signification à l'adversaire.

La plupart des points indiqués dans ces différents articles du nouveau Code de procédure civile ne soulèvent guère de difficultés, principalement parce que les mentions obligatoires auxquelles ils font référence seront ajoutées par l'huissier sur une page initiale. Vous pourrez en outre vous baser sur le modèle d'assignation contenu dans CREANCE+.

Il faudra en outre que vous dressiez une liste des pièces (contrat, bon de commande, bon de livraison, facture, correspondance, mise en demeure, attestations, photos, constat...) sur lesquelles vous fondez votre demande. Cette liste, qualifiée de bordereau à l’article 56 du CPC, sera jointe à l’assignation. Il ne faut par conséquent pas joindre à l’assignation les pièces elles-mêmes.

L’article 56 du CPC exige en outre que l’assignation comporte un " exposé des moyens en fait et en droit ". C’est une explication cohérente et concise qui est attendue du demandeur et non un exposé au sens scolaire du terme ! Une à deux pages dactylographiées, avec une ligne blanche entre chaque phrase, suffisent généralement à exprimer sa position. Si l’affaire est d’une telle complexité qu’elle justifie une assignation de dix pages, il pourrait être préférable de confier la défense de ses intérêts à un avocat. Ce qui pourrait être problématique, c’est l’obligation de fonder sa demande par des " moyens... en droit ", c’est à dire par des articles de loi éventuellement assortis de références jurisprudentielles. Il ne suffit donc plus de dire " j’ai raison " même si le bien-fondé de la demande ne paraît pas contestable. L’absence d’argument juridique pourrait inciter l’adversaire et à plus forte raison son avocat, à demander le rejet de la demande au motif que l’assignation n’est pas conforme aux dispositions de l’article 56 du NCPC. En pratique, il est extrêmement rare qu'un justiciable se défendant seul soit "sanctionné" pour avoir omis d'indiquer les textes de loi sur lesquels il fonde sa démarche. Il est va de même s'il indique un texte erroné. Il est tout aussi rare que l'avocat du défendeur soulève ce moyen de défense face à un demandeur se défendant seul. Pour ne pas prêter le flanc à la moindre critique, vous pouvez toujours mentionner que votre demande est fondée sur les articles 1650 et suivants du Code civil, articles qui déterminent les obligations de l'acheteur et notamment celle de payer.

L'assignation en paiement est donc généralement un document assez court, dans lequel vous exposez la chronologie des faits et les motifs de votre demande, en démontrant notamment le caractère incontestable de votre créance et, le cas échéant, l'urgence qu'il y a à la recouvrer, critères qui rappelons-le conditionnent le référé.

Pour assigner votre débiteur devant le tribunal d'instance ou le tribunal de commerce, vous devrez également téléphoner au greffe de la juridiction concernée pour solliciter une date et une heure d'audience d'audience, en indiquant l'objet de votre démarche (en l'occurrence une assignation en paiement au fond). Le plus souvent, il vous sera répondu que ce type de procédure se déroule chaque semaine au même jour et à la même heure (par exemple tous les mardi à 14H00). Demandez qu'on vous indique la première date disponible. Vous pouvez également vous rendre au greffe du tribunal pour y solliciter une date et vous assurer qu'aucune erreur de procédure ou de forme ne puisse faire échouer votre procédure. Vous pouvez enfin charger votre huissier de justice de prendre une date au greffe du tribunal.

Remarque : Devant le tribunal de grande instance, la procédure est différente et on ne sollicite pas de date avant d'assigner. Celle-ci sera déterminée ultérieurement par le juge de mise en état, lorsqu'il estimera que les avocats se sont échangés suffisamment de pièces et de conclusions et que l'affaire est en état d'être plaidée.

Après avoir rédigé votre assignation, vous devrez l'adresser ou la remettre à un huissier de justice pour qu'il la signifie à votre adversaire. La compétence territoriale de l'huissier est déterminée par le lieu de signification de l'assignation (au domicile du débiteur ou à défaut sur son lieu de travail ou au dernier domicile connu...). L'huissier est compétent dans le ressort du tribunal d'instance du lieu de signification, c'est à dire dans l'arrondissement du lieu de signification. A Paris, tout huissier peut signifier dans les vingt arrondissements de la capitale.

L'huissier fera figurer sur l'assignation la date et l'heure de l'audience et adressera le premier original au débiteur. Le second original vous sera adressé, valant convocation.

Remarque :  Le coût de la signification de l'assignation est variable, car composé de frais fixes et de frais proportionnels au montant de la demande, mais aussi au déplacement de l'huissier de justice. Il ne saurait être inférieur à 60 euros et rarement supérieur à 100 €. Les frais d'huissiers sont réglementés par un décret du 12 décembre 1996.
Les frais de signification, tant de l'assignation que de la décision de justice, sont intégrés aux dépens d'instance. La décision de justice stipule laquelle des parties doit prendre à sa charge les dépens d'instance (d'éventuels frais d'enquête ou d'expertises entrent également dans cette catégorie). En général, c'est le perdant qui doit payer ces frais, c'est-à-dire votre débiteur, s'il est condamné. Vous récupérerez ainsi les frais de signification que vous avez engagés.

Attention : Votre adversaire devra se voir signifier l'assignation au moins quinze jours avant la date d'audience, ainsi qu'en dispose l'article 837 du CPC pour les procédures devant le tribunal d'instance et 856 du CPC pour les procédures devant le tribunal de commerce. Cette règle ne s'applique pas devant le TGI, puisque la date d'audience n'est pas fixée initialement.

Lorsque vous aurez reçu de l'huissier le second original de l'assignation, vous devrez encore le déposer ou l'adresser (de préférence en pli recommandé avec avis de réception) au greffe du tribunal, afin que votre affaire soit "enrôlée". Cette démarche peut également être effectuée par l'huissier de justice, moyennant un coût supplémentaire (environ 20 ou 30 €, à la convenance de l'huissier).

"Placer" l'assignation (selon la terminologie consacrée), est indispensable, car en l'absence de placement, votre procédure ne pourrait être appelée à l'audience.
 

Entre l'assignation et l'audience, il est obligatoire pour toutes les parties, ainsi qu’en dispose l’article 132 du CPC, de communiquer à son adversaire les pièces sur lesquelles les parties fondent leurs arguments et qui seront remises au juge le jour de l’audience.
Cette obligation de communiquer copies des pièces à son adversaire ou à l’avocat de ce dernier est souvent négligée par les justiciables se défendant seuls. Elle s’impose au demandeur comme au défendeur. Le problème se pose essentiellement lorsque l’une des parties seulement a un avocat, car celui-ci pourrait être tenté de demander au juge d’écarter des débats les pièces qui n’auront pas été communiquées. En pratique, il advient que le juge renvoie l’affaire à une audience ultérieure pour laisser aux parties le temps de remplir leurs obligations définies à l’article 132 du CPC. Mais si les pièces sont simples (par exemple des justificatifs de revenus ou des factures), une communication à l’audience pourra s’avérer suffisante. Cela dit, si vous avez assigné votre débiteur au fond, c'est souvent en raison d'une contestation sérieuse quant au bien-fondé de la créance ou à son montant. Il est donc tout à fait préférable de communiquer copie des pièces avant l'audience.