Bien évidemment, vous ne concevez pas la mise en œuvre d'une procédure judiciaire de recouvrement, sans avoir au préalable sollicité amiablement le paiement de votre créance.

Il vous appartient donc, après une ou plusieurs tentatives téléphoniques infructueuses, d'adresser à votre débiteur des lettres de relance, lui rappelant ses obligations et les éléments caractérisant lesdites obligations (une facture, une livraison, un contrat, l'exécution d'une prestation, l'échéance d'une traite...).

La première lettre de relance devra uniquement solliciter le paiement (ou l'obligation de faire des travaux ou de remettre un bien), sans faire référence à toutes les clauses protectrices éventuellement insérées dans vos conditions générales de vente. Ne menacez pas votre débiteur de faire jouer une clause de réserve de propriété si vous savez pertinemment que votre intérêt n'est pas de récupérer les marchandises. Ne faites aucune référence à d'éventuelles contestations relatives à la qualité ou à la conformité des marchandises ou de votre prestation si votre débiteur ne les a pas lui-même invoquées.

Si les premières lettres peuvent être simples, l'envoi d'un courrier recommandé avec avis de réception est une condition nécessaire à la mise en œuvre ultérieure d'une action judiciaire, car il montrera au tribunal que vous avez tenté de vous faire payer par d'autres voies, moins coercitives. La photocopie d'un tel courrier ainsi que l'avis de réception constituent partie intégrante de votre dossier.

Si votre lettre recommandée avec avis de réception reste sans effet, vous pourrez adresser à votre débiteur une mise en demeure (également en recommandé avec A.R.) mentionnant l'origine, le montant et la date d'exigibilité de la créance, ainsi que les éventuelles clauses stipulées dans vos conditions générales de ventes, votre contrat ou vos documents commerciaux (sauf si vous ne désirez pas les faire jouer).

Notons que l'article 1344 du Code civil, en vigueur au 1er octobre 2016, dispense le créancier d'une mise en demeure par acte "portant interpellation suffisante" (lettre recommandée, sommation d'huissier...) si le contrat lui-même prévoit "l'exibilité de l'obligation".

Ainsi qu'il est dit à l'article 1344-1 du Code civil, également en vigueur au 1er octobre 2016, la mise en demeure fait courir les intérêts moratoire (indépendamment des intérêts conventionnels), même si le créancier n'a subi aucun préjudice.

A l'occation de vos démarches précontentieuses (relances, mise en demeure...) vous pourrez indiquer à votre débiteur qu'il supporterait les frais de justice et les intérêts légaux ou conventionnels, ce qui ne ferait qu'alourdir inutilement sa dette. C'est un argument important pour recouvrer les "petites" créances, les frais de justice, voire les frais d'exécution forcée (les saisies), pouvant alors dépasser le montant du principal. Faire comprendre au débiteur qui vous doit 500 euros que ce montant peut doubler peut l'inciter à payer.

La sommation d'huissier incitera peut-être davantage votre débiteur à s'exécuter spontanément afin d'éviter un procès, mais s'avère plus onéreuse (de l'ordre de 80 euros ou davantage en cas d'urgence). Elle pourra également être envisagée si le débiteur refuse vos courriers recommandés. Sachez toutefois que ceux-ci vous seront retournés par la poste et que vous pourrez les communiquer au juge qui ouvrira lui-même les enveloppes. Mais dans cette hypothèse, l'acte extrajudiciaire qu'est la sommation d'huissier doit être préféré.

Remarque : vous pouvez stipuler dans vos courriers et mises en demeure que le dossier sera transmis à un service contentieux, un organisme de recouvrement de créances ou un avocat. Mais gardez-vous d'indiquer à votre débiteur quelle procédure sera effectivement mise en œuvre à son encontre. Si, par exemple, vous faites état d'un possible référé, vous réduirez à néant l'effet de surprise attaché à cette démarche rapide, laisserez au débiteur le temps d'organiser sa défense, voire son insolvabilité et l'inviterez peut-être à inventer des contestations sérieuses qui pourraient mettre votre procédure en échec.